Облік субагентів в інформаційних системах страховика

Згідно з частиною першою статті 72 Закону про страхування, право на діяльність (виконання трудових обов’язків, функцій) з реалізації страхових та/або перестрахових продуктів мають особи, які відповідають вимогам, встановленим Законом про страхування, та включені до відповідних переліків працівників з реалізації або до Реєстру страхових посередників (далі – Реєстр посередників).

Субагентом є фізична особа, фізична особа-підприємець, юридична особа, яка включена до Реєстру посередників та здійснює діяльність з реалізації страхових продуктів від імені, в інтересах страховика та за дорученням страхового агента за винагороду за реалізацію на підставі договору із страховим агентом (пункт 71 частини першої статті 1 Закону про страхування).

Відповідно до частини шостої статті 77 Закону про страхування cтраховий агент за погодженням із страховиком має право передати частину своїх зобов’язань щодо реалізації страхових продуктів субагенту на підставі договору.

Страховий агент – фізична особа-підприємець, страховий агент – юридична особа зобов’язаний надавати страховику актуальний перелік своїх працівників з реалізації, субагентів, їх працівників з реалізації та регулярно його оновлювати (частина четверта статті 81 Закону про страхування).

Правила організації роботи зі страховими агентами, додатковими страховими агентами, субагентами страховик визначає у своїй внутрішній політиці (процедурах, положеннях) щодо порядку взаємодії та співпраці із страховими агентами, додатковими страховими агентами, субагентами (далі – внутрішні документи) (частини восьма, дев’ята статті 77 Закону про страхування). У таких внутрішніх документах може бути передбачено, зокрема, необхідність та/або спосіб надання страховику інформації про передавання страховим агентом частини своїх зобов’язань щодо реалізації страхових продуктів субагенту на підставі договору, уключаючи копії такого договору, з метою внесення запису про субагента в Реєстр посередників.

Так, інформація про субагента, який за згодою страховика залучається страховим агентом до реалізації страхових продуктів такого страховика, відповідно до вимог частини четвертої статті 81 Закону про страхування повинна надаватися такому страховику з метою включення субагента до Реєстру посередників та здійснення страховиком контролю за діяльністю залучених ним страхових посередників, в тому числі субагентів, відповідно до вимог законодавства України.

Договір страхування повинен містити інформацію про страхового посередника, якщо він укладається за посередництвом такої особи (частина дванадцята статті 89 Закону про страхування).

Договір про надання фінансової послуги, відповідно до вимог пунктів 4, 14 частини другої статті 9 Закону про фінансові послуги, повинен містити відомості про посередника (уключаючи субагента), зокрема, номер та дату укладення договору посередника з надавачем фінансової послуги, на підставі якого такий посередник здійснює свою діяльність (у разі якщо такий договір укладений).

Страховий посередник до укладення договору страхування повинен надати клієнту інформацію про себе, зокрема про те, що він є страховим посередником, та свої повноваження відповідно до договору із страховиком (для субагента ‒ також відповідно до його договору із страховим агентом) (стаття 88 Закону про страхування).

Отже, у договорі страхування, який укладається за посередництвом субагента, зазначається визначена законодавством України інформація про такого субагента, а з метою зазначення повної інформації про повноваження субагента – також інформація про реквізити (номер та дату укладення) договору між субагентом і страховим агентом та договору між страховим агентом та страховиком.

Відповідно до пункту 11 розділу ІІІ Положення № 204 страховик зобов’язаний забезпечити ведення обліку договорів, пов’язаних зі здійсненням діяльності із страхування, та інших операцій зі страхування, що виникають під час здійснення страховиком такої діяльності, в інформаційних системах страховика відповідно до вимог Положення № 204 та законодавства України, що регулює діяльність на ринку страхування.

Страховик зобов’язаний вести в інформаційних системах облік договорів зі страховими посередниками, які залучаються страховиком для реалізації страхових та/або перестрахових продуктів, та зазначати інформацію про такі договори (пункт 68 розділу XI Положення № 204).

Інформація, що міститься в електронних документах щодо договорів страхування (перестрахування), повинна бути доступною для її подальшого використання засобами інформаційних систем страховика, вивантаження/завантаження даних та/або інформації із/до цих систем, а також страховик повинен забезпечити можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний в цих інформаційних системах. У разі укладання договорів страхування (перестрахування) за участю страхових посередників можливість відновлення електронного документа у тому форматі, у якому він був створений, відправлений або одержаний в обліково-реєстраційних (інформаційних) системах таких посередників, забезпечується особами, які уклали такі договори, з можливістю передавання такої інформації страховику (пункт 23 розділу ІІI Положення № 204).

Також страховик зобов’язаний вести в інформаційних системах страховика облік інших договорів та операцій за іншими процесами, пов’язаними зі здійсненням ним діяльності із страхування, включаючи облік договорів зі страховими посередниками та інформацію про страхових посередників, які залучаються страховиком для реалізації страхових та/або перестрахових продуктів(пункт 66 розділу XI Положення № 204).

Відповідно до пункту 18 розділу ІІІ Положення № 204 внутрішні документи страховика, що регламентують роботу його інформаційних систем, повинні відповідати вимогам Положення № 204 та законодавства України, а також повинні, зокрема, містити:

• вимоги щодо ведення обліку договорів, пов’язаних зі здійсненням діяльності із страхування, та інших операцій зі страхування, визначених у пункті 12 розділу ІІІ Положення № 204;
• правила зберігання інформації в інформаційних системах страховика, включаючи зберігання інформації за договорами страхування (перестрахування) та іншими договорами, пов’язаними зі здійсненням страховиком діяльності із страхування, протягом визначеного законодавством України у сфері архівної справи і діловодства строку архівного зберігання документів, на підставі яких до інформаційних систем вноситься відповідна інформація.

Отже, законодавство України в системному взаємозв’язку визначає, що страховик повинен зберігати в своїх інформаційних системах інформацію про страхових посередників, уключаючи субагентів, які залучаються страховиком для реалізації страхових та/або перестрахових продуктів, а також перелік договорів страхування (перестрахування), укладених за посередництвом страхового посередника (уключаючи субагента), який може формуватися у тому числі відповідно до відомостей про субагента, що мають зазначатися в укладеному за його посередництвом договорі страхування, зокрема, інформації про реквізити (номер та дату укладення) договору між субагентом і страховим агентом та договору між страховим агентом та страховиком.