Щодо застосування строків зберігання документів страховиками, також і з урахуванням вимог архівного, податкового та фінансового законодавства, а також особливостей регулювання страхової діяльності.
Основні питання архівної справи регулюються Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” від 24.12.1993 № 3814-ХІІ, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (зі змінами), у пунктах 1, 4, 16 глави 1 розділу IV “Систематизація та зберігання документів у діловодстві” яких визначено, що кожна установа повинна мати власну номенклатуру справ, яка затверджується її керівником, та яка призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884, затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік), який призначений для використання всіма організаціями з метою визначення, зокрема, строків зберігання документів, що утворюються в їх діяльності.
Таким чином, правила, порядок та строки зберігання (у тому числі архівного) документів, отриманих або створених страховиком під час здійснення діяльності, повинні визначатися внутрішніми документами страховика, зокрема в номенклатурі справ страховика, відповідно до законодавства України у сфері архівної справи та діловодства.
Слід також зазначити, що строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати (пункт 1.7 розділу І Переліку).
Строки зберігання типових документів, а також окремих видів документів нетипового характеру, що створюються під час виконання загальних управлінських функцій державними органами, органами місцевого самоврядування та іншими юридичними особами, зокрема страховиками, незалежно від виду носія, на якому вони створені (паперовий, електронний), визначені у відповідних графах 3 та 4 Переліку.
Звертаємо увагу на той факт, що положення Переліку викладені з урахуванням вимог законодавства у сферах архівної справи, оподаткування та фінансів.
Так, особливий порядок обчислення строків для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів установлено в абзаці третьому пункту 2.10 розділу ІІ Переліку. Строки зберігання таких документів розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого Податковим кодексом України граничного строку подання такої звітності.
Відповідно до пункту 2.11 розділу ІІ Переліку в примітках, що містяться в графі 5 Переліку та коментують і уточнюють строки зберігання документів, зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 Переліку.
Зокрема, примітки до статей 1076 та 1077 Переліку визначають спеціальні строки зберігання для договорів про автострахування та договорів про обов’язкове страхування цивільно-правової відповідальності власників транспортних засобів, а саме – п’ять років після закінчення строку їх дії, а в разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди життю та здоров’ю – 75 років та в разі настання страхового випадку щодо заподіяної шкоди майну – 10 років.
Також у примітці до статті 1061 Переліку визначено, що договори про страхування будівель зберігаються п’ять років після закінчення строку їх дії, а в разі настання страхового випадку – 10 років.
З огляду на зазначене страховик повинен зберігати документи (у тому числі в електронній формі), що створюються під час його діяльності, протягом строку, зазначеного у внутрішніх документах такого страховика, який не може бути меншим за строк зберігання документів, що визначений законодавством України, зокрема в Переліку.